Conceptos base
Seis palabras sostienen todo el sistema. Si se usan con el mismo significado en recepción, en pisos y en administración, casi ninguna discusión operativa hace falta.
Sede
Un establecimiento de la cadena. Tiene su dirección, su código ante SUNAT y —lo que más pesa en el día a día— su hora de entrada y su hora de salida.
Todo lo que ves en el sistema pertenece a la sede activa, la que aparece arriba a la derecha. Cambiarla cambia el tablero, las reservas y las tareas de pisos.
Piso
La planta física. Ordena el plano y, sobre todo, reparte el trabajo de housekeeping: las tareas se miran por piso porque así se recorre el hotel con el carro.
Tipo de habitación
Lo que realmente se vende. El huésped no reserva la 204: reserva «una doble con desayuno». El tipo define aforo, camas, servicios, régimen incluido y la tarifa de referencia.
Que el tipo y la habitación sean cosas distintas es lo que permite reubicar a un huésped sin tocar su reserva.
Habitación
La unidad física, con su número. Pertenece a un piso y es de un tipo. Tiene dos estados vivos que conviene no confundir — tienen su propia página.
Reserva
El compromiso: quién viene, de qué fecha a qué fecha, en qué tipo de habitación, por qué canal y a qué precio por noche.
Una reserva recorre estos estados:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | Falta la garantía. Aún puede caerse. |
| Confirmada | En firme. Cuenta para la ocupación prevista. |
| En casa | Ya hizo el check-in: hay gente dentro. |
| Salida | Terminó con normalidad. |
| Cancelada | Se anuló antes de llegar. |
| No show | No se presentó. Suele cobrarse la primera noche. |
Estancia
La reserva ya materializada: gente dentro de una habitación concreta. Nace en el check-in y muere en el check-out.
Se separa de la reserva a propósito, porque su vida es la de la habitación —consumos, noches consumidas, incidencias— y no la del contrato de venta.
La frase que lo resume
La reserva es una promesa; la estancia es un hecho. El check-in es el momento en que una se convierte en la otra.