Reservas

Una sola pantalla de control, con dos lentes sobre lo mismo.

Antes eran dos: un rack que solo se miraba y una tabla que solo consultaba, y ninguna de las dos sabía crear una reserva. Son la misma cosa vista de dos maneras, así que viven juntas y comparten lo que importa: la ficha y el alta.

Las dos lentes

Lente	Qué enseña	Para qué sirve
Rack	Habitaciones en filas, noches en columnas	Vender, recolocar, ver el hueco
Lista	Las reservas como registros, con búsqueda y filtros	Encontrar una concreta, medir por canal o estado

El alcance de cada lente es distinto, y se dice en pantalla

El rack enseña una ventana de catorce noches desde una fecha; la lista busca en todo el libro, sin límite de fechas.

Fingir que comparten un filtro haría que cambiar de lente cambiase en silencio lo que se está mirando, que es el fallo clásico de este tipo de pantalla. Por eso hay una línea debajo del conmutador que dice exactamente qué se está viendo.

Crear una reserva

Hay un solo formulario con tres puertas de entrada, y eso es lo que evita que existan tres formas distintas de dar de alta lo mismo:

1. Barriendo noches libres en el rack. La habitación, las fechas y la tarifa ya vienen puestas; solo falta el huésped. Es el camino del mostrador.
2. Con el botón «Nueva reserva». No hay nada marcado, así que pregunta el tipo y las fechas. Es el camino de quien llama por teléfono para dentro de tres meses, al que el rack no llega sin navegar doce semanas.
3. Desde la ficha de una reserva existente, para editarla.

Reserva por tipo, sin habitación

Lo normal en un hotel es vender una doble, no la 203. Desde el botón se elige el tipo y la habitación queda por asignar: la reserva aparece en la banda «Sin habitación asignada» del rack hasta que alguien le dé una llave, y en la lista se lee «sin habitación asignada».

La tarifa se propone resuelta

Se calcula con la tarifa base del tipo, el factor de la temporada y el ajuste del canal, en ese orden. Es el número que el recepcionista dice por teléfono, así que no hay que ir a buscarlo — y se vuelve a resolver si cambia cualquiera de los tres ingredientes. Se puede pactar otro precio encima.

Cómo se lee

El eje de tiempo es la navegación, no un filtro: se avanza y se retrocede por semanas, y Hoy vuelve al presente.

Elemento	Qué dice
Columna fija	Número de habitación y tipo, agrupadas por planta
Columnas tintadas	Sábado y domingo: la ocupación de un hotel se lee por semanas
Línea turquesa vertical	Hoy, cruzando el rack entero
Filas rayadas	Fuera de servicio: no se venden, y se ve que no se venden
Pie	Ocupación por noche, sobre las habitaciones vendibles

Las barras

Una reserva es una barra que empieza a media casilla y termina a media casilla, porque una entrada es por la tarde y una salida por la mañana. Ese medio hueco es lo que permite ver que una habitación se libera y se vuelve a vender el mismo día.

Barra	Estado
Turquesa, borde punteado	◷ Pendiente — contratada, sin confirmar
Azul llena	◆ Confirmada — el huésped todavía no ha llegado
Verde llena	● En casa — hay alguien durmiendo ahí

Si la estancia empieza antes del tramo visible o termina después, la barra se corta en recto por ese lado: el borde dice «esto sigue» sin tener que leer fechas.

Sin habitación asignada

Arriba del todo, en su propia franja, lo que se vendió por tipo y aún no tiene llave. Es lo normal en un hotel —se reserva «una doble», no la 203— y deja de serlo cuando el huésped está en la puerta: por eso está a la vista y no escondido en un filtro.

Los tres gestos

El rack no es un calendario que se consulta: es el control con el que se trabaja. Todo lo que una recepción hace con una reserva —moverla, alargarla, venderla— se hace aquí, con el dedo, sin abrir un formulario.

Mover: arrastrar el cuerpo de la barra

Se coge la barra y se suelta donde toque. Arriba y abajo cambia de habitación; a los lados, de fecha; una diagonal hace las dos cosas de un tirón, que es como se resuelve de verdad una reubicación.

Mientras se arrastra, la fila de destino se ilumina —turquesa si cabe, roja si no— y la barra se pinta rayada cuando el movimiento no es válido. El motivo se dice al soltar, con nombre y apellidos: «La 101 ya la tiene Fernández esas noches».

Alargar o acortar: tirar de los bordes

Los dos extremos de la barra son asas. El izquierdo mueve la entrada; el derecho, la salida. Prolongar una noche es la operación más frecuente de un mostrador, y sin asas obligaría a abrir una ficha para cambiar una fecha.

Vender: barrer las noches libres

Arrastrando sobre las casillas vacías de una habitación se marca un tramo y se cierra la venta ahí mismo. El rack ya sabe la habitación, las fechas y la tarifa —resuelta con su temporada y su canal—; lo único que pregunta es quién duerme ahí, y admite darlo de alta sin salir.

El documento se pide desde el principio

Aunque el huésped se dé de alta con prisa, el documento es obligatorio: es uno de los campos que la norma peruana exige en el Registro de Huéspedes. Dejarlo para después significa perseguirlo el día del check-out.

Las reglas que el rack no deja saltarse

Se comprueban dos veces a propósito: en el navegador mientras el dedo se mueve, para poder pintar el veto en el acto, y en el servicio al soltar, que es donde mandan. Un rack que solo avisa después de soltar obliga a deshacer, y deshacer en un rack es reordenar el hotel.

Regla	Por qué
Una habitación fuera de servicio no admite reservas	No se vende lo que no se puede entregar
Dos reservas no comparten noche en la misma habitación	La doble venta se descubre en el mostrador y cuesta mucho más
A quien ya hizo el check-in no se le mueve la entrada	Durmió aquí anoche; solo puede cambiar hasta cuándo se queda
Una estancia cerrada, cancelada o no presentada no se mueve	Ya se facturó y ya está en el Registro de Huéspedes
Una reserva dura al menos una noche	La unidad que se vende es la noche

Cuando una reserva no se puede mover, su barra se ve más apagada y pierde las asas: se mira, no se toca.

La ficha al pasar por encima

Al posar el puntero sobre una barra sale una ficha con lo que se pregunta por teléfono: noches, entrada, salida, huéspedes, tarifa por noche y canal. Sale a los 140 ms —antes de que dé tiempo a dudar— y se coloca debajo de la barra cuando la fila está muy arriba para caber encima.

Es información, no un aviso: aparece sin animación de entrada y no roba el foco.

Nada depende de arrastrar

Los tres gestos tienen su equivalente en el panel lateral de la reserva, que se abre con un clic. Un rack que solo se maneja arrastrando deja fuera a quien no puede arrastrar.

Los canales

De dónde viene la reserva importa, porque cambia el precio y la forma de trabajarla.

Canal	Particularidad
Directo	Sin comisión. El margen bueno
Teléfono	Igual que directo, tecleado en el mostrador
Web propia	Suele llevar un pequeño ajuste
Booking.com	Comisión. Llega por integración, no se teclea
Expedia	Igual que la anterior
Corporativo	Tarifa pactada, casi siempre a la baja

Anticipos y garantías

Una reserva pendiente es la que aún no tiene garantía. Es la que puede caerse, y por eso el sistema la distingue de una confirmada: no es lo mismo para la ocupación prevista del día.

El anticipo cobrado, si lo hay, aparece bajo la tarifa por noche.

Cancelaciones y no-shows

Ambas liberan la habitación que estuviera comprometida.

• Cancelación: se anuló antes de llegar. Se pide el motivo, que queda en la reserva.
• No show: no se presentó. Suele cobrarse la primera noche.

Una reserva con gente dentro no se cancela

Si el huésped ya hizo el check-in, hay que hacer el check-out. Cancelar dejaría una habitación ocupada sin reserva que la explique.